Wirtualne skrzynki email we własnej domenie obsługiwane przez Gmail

Krótki poradnik jak skonfigurować sobie obsługę zewnętrznej skrzynki email we własnej domenie za pomocą webmaila Gmaila (lub dowolnej usługi pozwalającej wysyłać maile z innych serwerów). Rozwiązanie można też z powodzeniem wykorzystywać dla zwykłych klientów email (np Thunderbirda) do zmniejszenia liczby obsługiwanych skrzynek IMAP. Wszystko w obrębie darmowego konta Gmail.

Założenia:

• posiadasz własną domenę, dla której chcesz obsługiwać pocztę, np. korulczyk.pl,
• posiadasz konto hostingowe obsługujące filtry Sieve (np. na MyDevil.net), które wykorzystamy do obsługi poczty z domeny.

Korzyści:

• możliwość obsługi dowolnej liczby adresów z poziomu jednej skrzynki Gmail – wszystko w jednym miejscu,
• błyskawiczne przekierowania poczty na skrzynkę Gmail (wbudowany mechanizm pobierania poczty z innych skrzynek robi to tylko raz na godzinę, co znacznie utrudnia szybką wymianę wiadomości),
• możliwość obsługi poczty we własnej domenie przez Gmaila bez konieczności płacenia dość wysokich stawek za Google Apps for Work – wystarczy własna domena i podstawowe konto hostingowe. Korzystamy wtedy ze znanego interfejsu i bardzo dobrej ochrony antyspamowej i antywirusowej.

Obsługa poczty przychodzącej

Pierwszym krokiem jest przekierowanie poczty przychodzącej na Gmaila. W tym celu wykorzystamy Sieve, a konkretnie wtyczkę do Roundcube, która pozwala w graficzny sposób stworzyć podstawowe filtry. Po zalogowaniu na skrzynkę w Roundcube wchodzimy w „Ustawienia” i w zakładkę „Filtry”. Tam w kolumnie „Filtry” dodajemy nowy filtr poprzez kliknięciu plusa na dole kolumny. Do poprawnego działania przekierowania potrzebujemy 2 filtrów.

Podstawowy filtr przekierowujący, możemy go nazwać Redirect to mojmail@gmail.com. W zakładce „W stosunku do przychodzącej poczty” zaznaczamy „Spełniający wszystkie poniższe kryteria” i ustawiamy aby przekierowywało tylko pocztę, która w tytule nie zawiera frazy „Mail delivery failed” – to zabezpiecza przed pętlami przekierowań, gdy Gmail odrzuca przekierowywaną wiadomość, bo np jest zbyt duża albo znaleziono w niej wirusa. Można oczywiście zastosować bardziej wysublimowane filtry na wychwytywanie takich wiadomości (zwłaszcza jeśli na skrzynkę mogą przychodzić prawidłowe maile o takim tytule), ale taki zestaw powinien sprawdzić się w 99% przypadków. W sekcji „…wykonaj następujące czynności” wybieramy „Przekaż wiadomość na konto” i podajemy nasz adres Gmail. Dzięki temu kopia wiadomości zostanie  przekazana na skrzynkę gmailową, a następnie skasowana z lokalnej skrzynki. Jeśli chcemy zostawić kopię wiadomości również na lokalnej skrzynce, możemy dodać dodatkową akcję „Zachowaj wiadomość w Odebranych” – uwaga wtedy na limity konta hostingowego, zwłaszcza jeśli dostajemy wiele wiadomości o dużych rozmiarach.

Dodatkowy filtr, który będzie informował o wiadomościach, które nie zostały przekierowane – możemy go nazwać Report failures. Ten filtr jest opcjonalny, ale zdecydowanie warto go mieć – dzięki niemu dostaniemy powiadomienie o tym, że jakaś wiadomość nie została przekierowana na skrzynkę gmailową – zawsze wtedy możemy awaryjnie zalogować się na skrzynkę w Roundcube i sprawdzić co jest tego przyczyną. W kryteriach filtru ustawiamy warunki przeciwne do warunków poprzedniego filtru, czyli w naszym wypadku wszystkie wiadomości, które nie zawierają w tytule frazy „Mail delivery failed”. W sekcji „…wykonaj następujące czynności” wybieramy „Wyślij powiadomienie” i podajemy email, na który powiadomienie powinno zostać wysłane (zwykle powinien to być adres, na który próbujemy przekierować pocztę) oraz treść powiadomienia.

Po wykonaniu tych kroków adres będzie działał jak alias – wszystkie wiadomości z wirtualnej skrzynki będą trafiały na skrzynkę gmailową. Jeśli nie potrzebujesz wysyłać wiadomości korzystając z adresu we własnej domenie, na tym możesz zakończyć całą operację.

Obsługa poczty wychodzącej

Aby móc też wysyłać pocztę z naszego wirtualnego adresu, konieczne jest wykonanie dodatkowych kroków. Aby dodać taką możliwość do interfejsu poczty Gmail należy wejść w Ustawienia i w zakładce „Konta i importowanie” w wierszu „Wyślij pocztę jako:” kliknąć „Dodaj inny adres e-mail, którego jestem właścicielem”.

Po tym pojawi się formularz, który w kilku krokach pozwoli nam skonfigurować dane konieczne do wysyłania poczty za pomocą naszej wirtualnej skrzynki. Dane do połączenia mogą się różnić w zależności od hostingu – w razie problemów potrzebne informacje powinny być w  dostępne w dziale pomocy technicznej hostingu, z którego korzystasz do hostowania wirtualnej skrzynki.

Po wykonaniu tych kroków konto pojawi się na liście kont, z których możemy wysyłać pocztę. Przy okazji warto skonfigurować w ustawieniach, które konto ma być domyślne dla poczty wychodzącej. Na przykład warto zaznaczyć opcję „Odpowiadaj z tego samego adresu, na który została wysłana wiadomość”  – ułatwi to utrzymanie spójności  komunikacji i pozwoli uniknąć dziwnych sytuacji, gdy osoba kontaktująca się z nami otrzyma odpowiedź z innego adresu niż ten, na który pisała.

Jeśli nie korzystacie z webmaila Gmaila, analogiczne kroki można wykonać w swoim kliencie pocztowym – wystarczy dodać dodatkowe konto poczty wychodzącej i odpowiednio połączyć je z kontem IMAP.